W pracy spędzamy znaczną część naszego życiu. Każdemu pracownikowi powinno zależeć na tym, by mógł pracować w sprzyjających warunkach i w uporządkowanych otoczeniu. Naukowcy już dawno dowiedli, że porządek w miejscu pracy dodatnio wpływa na naszą koncentrację i skuteczność.
Jak stworzyć sobie przyjazne miejsce pracy?
Miejsce do pracy biurowej powinno spełniać kilka ważnych warunków. Do tego typu pracy potrzebujemy dużego biurka, wygodnego fotela oraz odpowiednią ilość półek i szafek do przechowywania dokumentów i artykułów biurowych. Organizację w miejscu pracy bardzo ułatwiają także tablice korkowe. Nie można też zapomnieć o dobrym oświetleniu, które powinno mieć barwę zimną lub neutralną.
Jak ułatwić sobie pracę biurową?
Jeśli już wiemy, że naszej efektywności sprzyja porządek to powinniśmy zrobić wszystko aby go zachować. W tej kwestii najlepiej sprawdza się systematyczność. Aby bałagan na biurku nie był naszym problemem powinniśmy wszystkim przedmiotom wyznaczyć stałe miejsce a następnie pilnować, żeby były one tam odkładane na bieżąco. Jest oczywiste, że w biurze potrzebujemy dużej ilości akcesoriów biurowych, jednak nie korzystamy z ich przez cały czas. Warto więc w szufladach poukładać sobie organizery, w których posegregujemy zszywki, spinacze, zakreślacze, karteczki, taśmy klejące.
Dokumenty najlepiej jest przechowywać w segregatorach i wszystkie one powinny być opisane na grzbiecie. Dokumenty, które mają charakter archiwalny i prawdopodobnie nie będziemy do nich zaglądać odkładamy na dno szafy i również opisujemy. Organizacja miejsca pracy zakłada, że na biurku trzymamy tylko niezbędne przedmioty. Powinien tam być monitor, telefon stacjonarny i organizer w którym będą długopisy, ołówki, nożyczki. Ewentualnie możemy jeszcze ustawić korytka na aktualne dokumenty.
Jakie nawyki pozwalają utrzymać porządek w miejscu pracy?
Każdy pracownik powinien mieć wpojone sprzątanie po sobie w miejscu pracy. Na bieżąco więc odkładamy na miejsce przybory biurowe, niszczymy dokumenty a pisma nad którymi skończymy pracę odkładamy do segregatorów. Regularnie trzeba też dbać o wymianę papieru w drukarce fiskalnej, odświeżanie pieczątek czy wyrzucanie odpadów z dziurkacza.
Równie istotne jest by pamiętać o stosowaniu BHP w biurze. Każdy pracownik powinien wiedzieć, że nie należy stawiać kubka z kawą blisko komputera. Zasady BHP w biurze są regulowane specjalnymi przepisami. Mówią one między innymi o tym, że osoba, która nieprzerwanie pracuje przy komputerze przez 6 godzin ma prawo do 5 minutowej przerwy po każdej godzinie. Oprócz tego rolą pracodawcy jest zadbanie, aby podwładni nie pracowali w zbyt dużym hałasie.